Dlaczego ważny jest rejestr umów?

Rejestr umów to po prostu zestawienie umów w tabeli. W takiej tabeli każda umowa powinna mieć przynajmniej:

  • numer
  • data zawarcia
  • datę zakończenia
  • podmiot, z którym jest zawierana – osoba albo firma
  • numer identyfikacyjny (np. NIP) podmiotu, z którym jest zawierana
  • przedmiot umowy, czyli czego dotyczy

Rejestr powinien być możliwie na bieżąco aktualizowany i zawierać odniesienia do dokumentów finansowych, np. faktur lub rachunków. Dobrą praktyką jest zamieszczanie w rejestrze umów podlinkowanego skanu samej umowy – aby można sobie konkretnie przeczytać, o co w danej umowie chodziło.

Każdy podmiot administracji publicznej, który podpisuje umowy, powinien mieć jakiś rejestr umów. Pozwala on orientować się w zatrudnieniu, usługach, płatnościach. Trudno jest bez niego funkcjonować.

Ponieważ taki rejestr zawiera informacje publiczne, powinien być zamieszczony w BIP – czyli Biuletynie Informacji Publicznej, specjalnej stronie internetowej pełnej dokumentacji urzędowej. Dzięki temu, każdy, kto chciałby sprawdzić wydatki danej jednostki administracji publicznej, mógłby to zrobić.

Oczywiście, w takim opublikowanym rejestrze nie powinny się znaleźć np. numery PESEL osób fizycznych. Ale już numery NIP przedsiębiorców, jako informacja nie objęta prawem do prywatności, powinny być dostępne (dlaczego to bardzo ważne – napiszemy w osobnym tekście).

Dostępność rejestru umów – na czym polega, dlaczego jest ważna?

By publikowanie takiego dokumentu miało sens, musi on być możliwie dostępny. Tzn. nie może stawiać dodatkowych przeszkód osobom, które chciałyby się z takiego rejestru coś dowiedzieć. Dla przykładu, 17 lat temu wrzucenie do sieci skanu kilku-kilkudziesięciutysięcznej tabeli, nie było dla nikogo przeszkodą – byłoby wielkim krokiem na przód, w stronę jawności. Dzisiaj, w erze mediów społecznościowych i potężnych wyszukiwarek, jesteśmy przyzwyczajeni do innych standardów. I kilkudziesięciu stronicowy skan zniechęciłby pewnie 99% osób od jego przeglądania.  Sama więc publikacja takiego dokumentu to jednak nie wszystko, powinien być jeszcze przeszukiwalny, łatwo kopiowalny, dobrze opisany i najlepiej interaktywny, np. zawierający odniesienia do innych dokumentów w formie linków.

Przy obecnym tempie wzrostu dostępnej informacji – rozleniwiającym, trzeba przyznać – dane w gorszym standardzie będą po prostu pomijane. A tabele, które np. różnią się z kwartału na kwartał, nie są zestandaryzowane, nie będą włączane w systemy przetwarzania maszynowego. Nie będą się stawać częścią naszej wiedzy.

Powszechny dostęp do rejestru umów przeciwdziała wielu nieprawidłowościom. Podnosi także poziom debaty publicznej, bo zamiast brać na wiarę słowa radnych, urzędników czy nawet dziennikarzy, każdy może sięgnąć do źródła i je zweryfikować. Sprawdzić, ile dana firma wzięła za remont chodnika, ile wydano na zagraniczny wyjazd służbowy. I ocenić, czy wydatek jest rozsądny. Rejestr ułatwia pracę dziennikarzy, watchdogów, ludzi, którzy po prostu chcieli by wiedzieć, jak są wydatkowane ich – z podatków – pieniądze. Wgląd w wydatki gminy ma też istotny aspekt edukacyjny, pozwala się rozeznać, jak “to wszystko” działa. Ponadto, jeśli dodamy jeszcze możliwość porównania wydatków miasta z innym miastem, przekonanie się, że coś, co “się nie dało” tutaj, jednak dało się tam (albo tu kosztowało milion, a tam 50 tysięcy) otrzymujemy bardzo ważne narzędzie dla mieszkańców, którzy chcą zmienić coś na lepsze.

Publikowanie rejestru umów działa również prewencyjnie. Mając świadomość, że dana umowa za chwilę pojawi się w internecie, gdzie każdy będzie mógł zobaczyć jej parametry, trudniej się zdecydować na wydatek bezsensowny, np. płacąc ceny powyżej rynkowych firmie kolegi.

Dobre praktyki

Rejestr umów, fakt i forma jego publikacji, są ważne. Żeby pokazać kilka przykładów dobrych praktyk:

Gdańsk: http://www.gdansk.pl/publikacja-wydatkow (aktualizowany na bieżąco)

Szczecin: http://bip.um.szczecin.pl/chapter_50899.asp (zawiera skany umów, niestety tylko niektóre)

Ministerstwo Cyfryzacji https://danepubliczne.gov.pl/dataset/rejestr-zawartych-umow/resource/d802ef92-b44b-4ba1-998c-c9531c3dc78e (zawiera numery NIP, niestety w tej samej kolumnie, co nazwę kontrahenta)

Żaden z nich nie jest jednak doskonały. A w Krakowie chcielibyśmy właśnie doskonały. Bo Kraków, jak wiadomo, jest najlepszy. Zwłaszcza ten przejrzysty.

Ale na razie doskonały, to ten nasz rejestr nie jest.

Więcej o rejestrach umów i ich publikowaniu: https://ochrona.jawne.info.pl/procedura-rejestrow-umow/ – mnóstwo informacji zebrane przez wspaniałego aktywistę pod pseudonimem Adam Dobrawy.

Opracował Jan Niedośpiał

 

Przeczytaj też: Jak walczyliśmy o rejestr umów w Krakowie