Jednostki miejskie, spółki i fundacje. Prawo do informacji i koszty MS Office. Raport z działania

Wstęp

I. Realizacja prawa do informacji w Miejskich Jednostkach Organizacyjnych, spółkach i fundacjach
1. Prawo do informacji w jednostkach miejskich
1.1. Realizacja wniosku
1.2. Czas realizacji wniosku
1.3. Potwierdzanie otrzymania wniosku
1.4. Forma odpowiedzi
2. Prawo do informacji w spółkach miejskich
2.1. Realizacja wniosku
2.2. Czas realizacji wniosku
2.3. Potwierdzanie otrzymania wniosku
2.4. Forma odpowiedzi
3. Prawo do informacji w fundacjach “miejskich”

II. Koszty Microsoft Office w Krakowie
Czy da się tu znaleźć oszczędności?

Wstęp

W ramach rozwijania koncepcji “Kraków przejrzysty do ostatniej złotówki”, dążymy do zastąpienia jawności teoretycznej jawnością praktyczną, aktywną i skierowaną frontem do mieszkańców. W ramach działania, szerzej opisanego tutaj, staraliśmy się zebrać “nieoczywiste dane” na temat kosztów MS Office – konsekwencji małych, rozproszonych opłat dla budżetu miasta i szerzej, miejskich finansów publicznych. Staraliśmy się dotrzeć do wszystkich 433 jednostek miejskich, jednak na BIP – oficjalnym źródle informacji miejskiej – znaleźliśmy dane kontaktowe tylko do 422 (obecnie są dostępne dla 423, odkąd zaktualizowano adres Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego). Wysłaliśmy więc 422 wnioski o informację publiczną. Do wszystkich jednostek miejskich, spółek miejskich i fundacji, do których dane kontaktowe są dostępne na BIP. Od wysłania ostatnich wniosków minęły już ponad 2 miesiące, a więc czas na podsumowanie. Czego się (nie)dowiedzieliśmy?

Ten raport jest podzielony na dwie części. Pierwsza traktuje o realizacji prawa do informacji w Miejskich Jednostkach Organizacyjnych, spółkach miejskich oraz fundacjach “miejskich” (ufundowanych przynajmniej w części przez miasto). Jeśli chcesz poczytać tylko o prawie do informacji, kliknij tutaj.

Druga traktuje o kosztach MS Office. Jeśli jesteś tu tylko dla niej, śmiało, kliknij tutaj.

Jeśli interesują Cię same dane, dotyczące konkretnych podmiotów – są tutaj.

Wersja w pdf – tutaj.

I. Realizacja prawa do informacji w Miejskich Jednostkach Organizacyjnych, spółkach i fundacjach

Wniosek, rozesłany do 422 podmiotów – jednostek miejskich, spółek i fundacji, do których mieliśmy dane kontaktowe – brzmiał tak:

Szanowni Państwo,
na podstawie art. 61 Konstytucji RP i art. 10 w zw. z art. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, proszę o informację publiczną w zakresie kosztów poniesionych przez Państwa jednostkę miejską na pakiety Microsoft Office w:
1) 2014 roku
2) 2015 roku
3) 2016 roku (do daty otrzymania wniosku)
Proszę o odpowiedź w formie zbiorczej sumy za każdy rok, ale jeśli Państwu wygodniej mogą to być również poszczególne poniesione kwoty w każdym roku.
Informację proszę przesłać na niniejszy adres e-mail. O ile to możliwe, proszę o udzielenie odpowiedzi w treści maila lub w edytowalnym pliku (doc/docx/odt lub xls/xlsx/ods), nie w formie pdf ani tym bardziej skanu pdf.
Proszę o potwierdzenie otrzymania niniejszego wniosku.
Z poważaniem,

Na wniosek do 422 podmiotów odpowiedziało nam 189.

chart01

Te liczby, mówiąc delikatnie, nie zachwycają. To oznacza, że ponad połowa podmiotów miejskich zignorowała wniosek. Tym samym trzeba stwierdzić, że w ponad połowie miejskich podmiotów prawo do informacji nie jest realizowane w zgodzie z prawem. Każdy z 233 wniosków, który nie doczekał się odpowiedzi, zasługuje na skargę do sądu administracyjnego na bezczynność organu. Koszt samych opłat sądowych takiego działania to 23 300 PLN.

Spośród tych, podmiotów, które odpowiedziały na wniosek, żaden nie próbował twierdzić, że wnioskowana informacja nie jest informacją publiczną, lub że jest to informacja przetworzona i jej wytworzenie wymaga szczególnego wysiłku intelektualnego lub organizacyjnego. Żaden podmiot nie próbował również udzielić odpowiedzi odmownej.

1. Prawo do informacji w jednostkach miejskich
1.1. Realizacja wniosku

W samych jednostkach miejskich, na 407 podmiotów, odpowiedziało nam 179.

chart02

1.2. Czas realizacji wniosku

Spośród 179 jednostek miejskich, które odpowiedziały na wniosek, aż 162 odpowiedziały w ustawowym terminie (bez zbędnej zwłoki, do 14 dni).

chart03

Spośród tych, które odpowiedziały w terminie, aż 30 odpowiedziało jeszcze tego samego dnia, a 66,1% odpowiedziało w ciągu pierwszych 5 dni.

chart04

To niewątpliwie świadczy o tym, że zadane pytanie było bardzo proste. Pokazuje również, że znaczna liczba jednostek wywiązuje się bardzo dobrze z realizacji ustawowego zapisu “bez zbędnej zwłoki” i nie odkłada realizacji wniosku na 13-14 dzień.

1.3. Potwierdzanie otrzymania wniosku
Przy każdym wniosku prosiliśmy o potwierdzenie jego otrzymania.
Potwierdzanie wniosków to zawsze dobra praktyka. Oczywiście nie jest konieczna w przypadku natychmiastowej odpowiedzi na wniosek, jednak w pozostałych przypadkach, o ile poproszono o potwierdzenie, powinno być ono wysłane.

Wśród jednostek miejskich, na 407 podmiotów, z których 179 odpowiedziało na wniosek otrzymaliśmy tylko 34 potwierdzenia.

chart05

Spośród 34 jednostek miejskich, które potwierdziły otrzymanie wniosku, 3 odpowiedziały na wniosek jeszcze tego samego dnia. Większość odpowiedziała bardzo szybko, a 28 opowiedziało w terminie.

chart06

Dwie jednostki miejskie, które potwierdziły otrzymanie wniosku, następnie na niego nie odpowiedziały.

1.4. Forma odpowiedzi
We wniosku forma odpowiedzi została określona dość jasno i szczegółowo. Proszono o odpowiedź w treści maila lub w edytowalnym formacie, jasno wskazując, że nie odpowiedni będzie format pdf ani tym bardziej skan pdf.

Na 179 udzielonych odpowiedzi, w 176 forma była zgodna z wnioskiem.

chart07

Zdecydowanie najczęściej odpowiadano w treści maila. Jedenaście odpowiedzi zawierało pdf, z czego 8 stanowiły skany w pdf, dodawane do treści maila lub edytowalnego dokumentu. Jedynie w 3 przypadkach odpowiedź została udzielona niezgodnie z wnioskiem, tj. wyłącznie w postaci pdf, z czego tylko raz w postaci skanu pdf.

chart08

Warto zaznaczyć, że jedna odpowiedź została udzielona w otwartym formacie odt.

2. Prawo do informacji w spółkach miejskich
Według danych z Biuletynu Informacji Publicznej, jest 21 spółek z udziałem Miasta Krakowa, z których 9 to jednoosobowe spółki Miasta Krakowa. W likwidacji znajduje się 5 z nich i nie ma do nich żadnych danych kontaktowych (do jednej są, ale adres e-mail nie działa). Do spółki Concorde Investissement S.A. na BIP nie ma adresu e-mail. W przypadku spółki Międzynarodowy Port Lotniczy im. Jana Pawła II Kraków – Balice sp. z o.o. – podany adres e-mail jest nieaktualny. Tym samym wniosek o informację publiczną wysłano skutecznie do 14 spółek.

2.1. Realizacja wniosku

Na 14 podmiotów, do których wysłano wniosek, odpowiedziało 8.

chart09

Ze względu na skalę, trudno tę informację zestawiać z danymi z Miejskich Jednostek Organizacyjnych. Można jednak napisać, że ponad dwie piąte braku odpowiedzi – nie zachwyca. To oznacza, że dwie na pięć spółek miejskich nie realizuje w sposób wystarczający prawa człowieka do informacji.

2.2. Czas realizacji wniosku

Wśród 8 spółek, które w ogóle odpowiedziały na wniosek, 6 odpowiedziało w terminie. Po terminie odpowiedziały dwie, jedna spóźniona o 3, druga o 23 dni.

chart10

Spośród tych, które odpowiedziały na wniosek w terminie, tylko jedna odpowiedziała w pierwszym tygodniu. Pozostałe 5 odpowiedziało w drugim.

chart11

2.3. Potwierdzanie otrzymania wniosku

Spośród 14 spółek, które otrzymały wniosek, tylko 3 potwierdziły jego otrzymanie.

chart12

Wszystkie spółki, które potwierdziły otrzymanie wniosku, odpowiedziały na niego – dwie w drugim tygodniu, jedna po terminie.

2.4. Forma odpowiedzi

Forma odpowiedzi została precyzyjnie określona we wniosku. Proszono o odpowiedź w treści maila lub w edytowalnym formacie, wyraźnie wskazując, że nie odpowiedni będzie format pdf ani tym bardziej skan pdf.

Na 8 udzielonych odpowiedzi, w 7 przypadkach forma była zgodna z wnioskiem. W jednym przypadku odpowiedź była zawarta wyłącznie w formie skanu pdf.

chart13

Najczęściej odpowiadano w treści maila. Drugą najpopularniejszą formą odpowiedzi był… skan pdf, jeden raz jako jedyna forma, dwukrotnie zaś dodany do treści maila czy też odpowiedzi w formacie edytowalnym.

chart14

3. Prawo do informacji w fundacjach “miejskich”

Z pięciu fundacji “miejskich” jedna jest w likwidacji. Kontakt dostępny był jedynie do dwóch. Obie udzieliły odpowiedzi, dzień i dwa dni po otrzymaniu wniosku. Żadna nie potwierdziła jego otrzymania. Obie odpowiedzi były w formie zgodnej z wnioskiem, w treści maila.

II. Koszty Microsoft Office w Krakowie

Za pomocą wniosków zebraliśmy dane jedynie od 43,6% podmiotów. Biorąc pod uwagę charakter podmiotów, które udzieliły informacji, podejrzewamy, że ich koszty pokrywają sporo ponad 50% wszystkich kosztów miejskich. Pełnych szacunków jednak nie mamy i nie będziemy mieć bez pełnej informacji.
Trzeba również zwrócić uwagę, że informacje zbierane były w grudniu i w większości przypadków nie obejmują drugiej połowy grudnia 2016 roku. W przypadku Urzędu Miasta Krakowa, obejmują okres do 15 listopada 2016. Precyzyjne porównanie pomiędzy poszczególnymi latami nie jest więc możliwe.

Kolejnym problemem w oszacowaniu kosztów MS Office jest fakt, że są często ukryte w kosztach zakupów komputerów. Nie widać ich na fakturach, trudno też stwierdzić, gdzie – na podstawie umów ze sprzedawcami – kończy się opłata za sprzęt, a zaczyna za MS Office. Te proporcje mogą wyglądać różnie w zależności od sprzętu. Dlatego wiele Miejskich Jednostek Organizacyjnych miało trudności ze wskazaniem kosztów poniesionych na MS Office. Ponieważ koszty te nie figurują w dokumentacji, część z nich jako poniesione koszty wskazała 0,00 zł. Nie pytaliśmy o to, ale o takiej sytuacji i trudnością z oszacowaniem kosztu zostaliśmy rzetelnie poinformowani w 15 przypadkach. Ponieważ o to nie pytaliśmy bezpośrednio, takich sytuacji może być znacznie więcej.

Na podstawie odpowiedzi od 43,6% podmiotów i od Urzędu Miasta Krakowa i z wyłączeniem części grudnia 2016, a w przypadku UMK również części listopada, w większości z wyłączeniem kosztu zakupu oprogramowania wraz ze sprzętem, koszty ponoszone przez Gminę Miejską Kraków na MS Office kształtują się następująco:

chart15

Liczby w nawiasach wskazują liczbę podmiotów, o których mowa. W tym kontekście zaskakujące może być, że 8 spółek wydaje rocznie średnio więcej na pakiety MS Office niż 179 Miejskich Jednostek Organizacyjnych.

Koszty poszczególnych kategorii jednostek w poszczególnych latach kształtują się następująco:

chart16

Średnia roczna z zebranych danych dla wszystkich podmiotów, które odpowiedziały na wniosek, to

794 488,26 zł

Biorąc pod uwagę, żę to dane z 43,8% podmiotów (licząc z UMK jako jednym podmiotem), nie wydaje się nieuprawnionym założenie, że koszty ponoszone na pakiety MS Office przez Gminę Miejską Kraków przekraczają 1 mln zł rocznie.

Czy da się tu znaleźć oszczędności?

Postanowiliśmy zobaczyć, jak to wygląda w innych miastach. Jakie są trudności z przejściem na otwarte oprogramowanie? Które miasta przechodzą na otwarte oprogramowanie, które z niego rezygnują? Co je motywuje? Zrobiliśmy zestawienie, zapraszamy do analizy (Jeśli wiesz czegoś, czego my nie wiemy – zapraszamy tutaj).

I na przykład Nantes, we Francji, przechodząc na otwarte oprogramowanie biurowe, oszczędza 1 700 000 EUR. Inne francuskie miasto, Tuluza – 1 000 000 EUR. Kopenhaga w Danii, której wszystkie szpitale przechodzą na otwarte oprogramowanie biurowe – planuje zaoszczędzić 5 300 000 EUR. Las Palmas w Hiszpanii oszczędziłą 400 000 EUR.

Łącznie w zestawieniu mamy informacje o 26 europejskich miastach przechodzących na otwarte oprogramowanie i dwóch miastach w USA.
Z kolei od OpenOffice / LibreOffice i generalnie otwartego oprogramowania, planują odejść 2 miasta niemieckie – Freiburg i Berlin (konkretnie: Urząd Skarbowy w Berlinie) i jedno włoskie, Pesaro. Na rozdrożu znajduje się także Monachium, gdzie wokół oprogramowania rozgorzał konflikt polityczny. Warto nadmienić, że z niemal wszystkimi tymi sytuacjami są związane kontrowersje. Wywołuje je to, że raporty, na podstawie których podjęto decyzje o zmianie, są przygotowywane przez firmy związane z Microsoftem. Same raporty niejednokrotnie zwracają uwagę, że nie różnice techniczne pomiędzy sprzętem, a kwestie organizacyjne w urzędach i przyzwyczajenia użytkowników sprawiają, że zmiana w ich przypadku wydaje się opłacalna.

Na otwarte oprogramowanie przechodzą nie tylko miasta. Niektóre ministerstwa, np. włoskie Ministerstwo Obrony, oraz urzędy centralne w całej Europie przechodzą na otwarte oprogramowanie.

W Polsce na otwartym oprogramowaniu działa Lublin. Cytując odpowiedź na wniosek, który do Lublina wysłaliśmy: “Otwarte oprogramowanie biurowe stosuje się na wszystkich komputerach w Urzędzie tj. na 1501. Natomiast pakiet MS Office zainstalowany jest na 500 komputerach. Wdrożenie wolnego oprogramowania odbyło się przy pomocy pracowników Urzędu w ramach obowiązków służbowych i nie rodziło żadnych kosztów finansowych.”

W Krakowie. oddolnie też część jednostek miejskich przechodzi na otwarte oprogramowanie. Chociaż o to nie pytaliśmy, 5 jednostek miejskich poinformowało nas, że korzysta z darmowych (otwartych) pakietów biurowych.

Więc Kraków trochę już oszczędza. Pytanie, czy może oszczędzić więcej?

To i inne działania podejmujemy tylko dzięki Waszemu wsparciu. Od ponad roku Fundacja Stańczyka utrzymuje się tylko dzięki waszym wpłatom.

81 2490 0005 0000 4500 5191 0410
Fundacja Instytut Myśli Obywatelskiej im. Stańczyka
ul. Sławkowska 12, 31-014 Kraków
tytułem: „Darowizna na działalność statutową”

Darowizny na cele statutowe możesz odpisać od podatku dochodowego
(do 6% wysokości dochodu)

Ten utwór objęty jest licencją Creative Commons Uznanie autorstwa 3.0 Polska

cc-by

cc-by_big

Oznaczenie autorstwa: Jan Niedośpiał, Fundacja Stańczyka