Informacja publiczna w jednostkach miejskich, czyli liczbowe podsumowanie odpowiedzi na wnioski o rejestry

W dniach 8-10 stycznia 2018 roku, zapytaliśmy wszystkie 401 jednostek miejskich o to, jak prowadzą rejestry umów. Konkretniej, pytaliśmy:

1. Czy jednostka podpisuje umowy z podmiotami zewnętrznymi?

2. Jeśli tak, w jaki rejestrach (lub ewidencjach lub zbiorach danych) prowadzonych przez jednostkę znajduje się informacja o zawartych umowach? Proszę wymienić te rejestry.

3. Proszę o informację dla każdego z rejestrów:

3.1. Jakie informacje są zbierane w rejestrze? (np. numer umowy, nazwa kontrahenta, numer NIP kontrahenta, data zawarcia umowy)

3.2. Czy rejestr jest prowadzony w formie elektronicznej czy papierowej?

3.3. Jeśli jest prowadzony w formie elektronicznej, proszę o informację (dotyczy tylko rejestrów prowadzonych w formie elektronicznej):

– W jakim programie jest prowadzony?

– Jeśli jest to program napisany specjalnie dla jednostki, być może powstała dedykowana dla programu baza danych. Jeśli tak, to jaka (np. Oracle SQL, postgreSQL)?

– Jeśli jest to zbiór danych w dedykowanej bazie danych, po jakich kryteriach można go przeszukiwać? Np. numer NIP kontrahenta, numer umowy, data jej zawarcia, itd, itp. 3.3.4. – Jeśli jest to dedykowane oprogramowanie dla jednostki, prosimy o przesłanie umowy (tej jednej umowy), na podstawie której powstał (to pytanie nie będzie dotyczyć większości jednostek)

– Jeśli to jest dedykowane oprogramowanie dla jednostki, to czy posiada możliwość eksportu danych, do zestawienia, to jakich danych (np. numerów NIP, nazwy kontrahenta, numeru umowy, okresu jej obowiązywania) i do jakiego formatu (np. do excela, pdf, csv).

– Jeśli to jest dedykowane oprogramowanie dla jednostki, to jaka firma je przygotowała?

4. Jakie przepisy regulują funkcjonowanie zbioru (proszę je wymienić)?

5. Czy rejestr jest gdzieś opublikowany? Jeśli nie, czy jest planowane opublikowanie zbioru (np. w BIP)? Jeśli jest opublikowany, proszę o link.

6. Jeśli zaś Państwa jednostka miejska nie podpisuje umów z podmiotami zewnętrznymi, proszę o informację, jaki podmiot podpisuje umowy dotyczące potrzeb i funkcjonowania jednostki.

Do 31 maja, na wniosek odpowiedziało nam łącznie 329 podmiotów.

Rok wcześniej, przy okazji badania kosztów MS Office, na wniosek odpowiedziało nam jedynie 44% jednostek miejskich. Sygnalizowaliśmy ten problem w Magistracie, który z kolei wszczął działania nadzorcze w zakresie dostępu do informacji publicznej w jednostkach miejskich. Widać działania przyniosły efekty! Które przeszły nasze oczekiwania 🙂

Czy w tym, czy jednostki odpowiadają na wnioski, widać jakiś wzorzec? Jeśli podzielimy je na kategorie, to – zobaczcie sami (w nawiasach podane są liczby instytucji w danej kategorii):

Spośród jednostek, które odpowiedziały, ile zachowało ustawowy termin na odpowiedź?

Z terminowością tych, którzy odpowiedzieli, nie jest źle! Najdłuższe przekroczenie terminu to 13 dni. Trzeba dodać, że część jednostek, które odpowiedziały po terminie, spisała wyjaśnienie i bardzo przepraszała.