Rejestry finansowe jednostek miejskich w Krakowie – kilka wykresów

Na początek trzy nasze założenia, przez pryzmat których patrzymy na sprawę rejestrów finansowych.

  1. Informatyzacja różnych rejestrów jest porządana, ponieważ zwiększa ich dostępność dla mieszkańców, którzy chcieliby w nich czegoś poszukać.
  2. Centralizacja procesów finansowych na poziomie miasta jest generalnie pożądana, bo zdejmuje z jednostek miejskich wiele obowiązków i pozwala się im zająć tym, do czego zostały powołane. Księgowością i finansami z kolei zajmują się ludzie, którzy naprawdę się na tym znają. Centralizacja pozwala też łatwiej zobaczyć “większy obrazek”, przez połączenie danych z różnych jednostek przy jednoczesnej możliwości sprawdzenia każdej z osobna.
  3. Otwartość (prawna, techniczna, jak w pojęciu “otwarte dane”) jest porządana, ponieważ zwiększa szanse mieszkańców na przeprowadzenie rzetelnej analizy informacji, wysnucie poprawnych wniosków oraz wykorzystanie tych informacji dla dobra społeczności.

W związku z powyższymi, starając się przyjrzeć sytuacji w Krakowie, w styczniu 2018 roku wysłaliśmy do wszystkich jednostek miejskich wniosek o udostępnienie informacji publicznej z serią pytań dotyczących rejestrów umów i dokumentów finansowych prowadzonych przez jednostki.

Więcej o wnioskach pisaliśmy tutaj, o samych jednostkach miejskich – tutaj, a o rejestrach umów – tutaj.

Trochę trwało zebranie tych wszystkich odpowiedzi i ich podsumowanie, ponieważ:

  • Daliśmy jednostkom więcej czasu, żeby dosłały odpowiedź
  • Jednostki wysyłały odpowiedzi na różne adresy, pomimo tego że odpowiednie były wskazane we wniosku, i musieliśmy ich szukać po różnych skrzynkach pocztowych
  • Część odpowiedzi była, delikatnie rzecz ujmując, wymijająca,
  • Część jednostek odpowiadała tylko na niektóre pytania,
  • Część odpowiedzi była wewnętrznie sprzeczna
  • Część odpowiedzi była sprzeczna z innymi odpowiedziami (np. do jakich formatów można eksportować dane ze Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą ZSZO).

To wszystko nastręczało pewnych trudności w analizie. Pomimo że staraliśmy się czytać między wierszami i prowadzić dość wnikliwą analizę odpowiedzi, całe niniejsze podsumowanie jest pewnym uogólnieniem, niekiedy interpretacją i należy je traktować jako takie. Wszystkie wykresy, jeśli nie jest wskazane inaczej, dotyczą odpowiedzi na wnioski, które zawierały odpowiedź na dane pytanie.

Jak jednostki odpowiadały na wniosek?

To zawsze nas interesuje, jest to absolutna podstawa dostępu do informacji. Ostatecznie – chociaż nie zawsze terminowo, jeśli chodzi o sam fakt udzielenia odpowiedzi, jednostki odpowiadały całkiem nieźle. Na 401 wysłanych wniosków otrzymaliśmy w końcu 362 odpowiedzi. W dalszym ciągu jednak 10% jednostek nie odpowiedziało na nasz wniosek.

Kto prowadzi rejestry finansowe jednostek?

Z odpowiedzi wynika, że zdecydowana większość jednostek sama prowadzi swoje rejestry. Część jednostek prowadzi swoje rejestry w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Oświatą (ZSZO), który jest prowadzony przez Miejskie Centrum Obsługi Oświaty w Krakowie (MCOO).

W jakiej formie jednostki prowadzą swoje rejestry?

Większość, niestety, dalej prowadzi swoje rejestry w formie papierowej.

Jaki jest udział Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą wśród jednostek prowadzących rejestry w formie elektronicznej?

Wygląda na to, że udział Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą jest bardzo istotny – ponad połowa jednostek, prowadzących swoje rejestry w wersji elektronicznej, prowadzi je w ZSZO. W tej sytuacji, wprowadzenie tego systemu, z punktu widzenia informatyzacji miasta i centralizacji procesów finansowych i informacji finansowej, wydaje się nie do przecenienia.

Jakich programów jednostki miejskie używają najczęściej do prowadzenia rejestrów?

Najczęściej w odpowiedziach wskazywano Zintegrowany System Zarządzania Oświatą. Drugą najczęstszą odpowiedzią był Microsoft Excel. Trzecią, dość zaskakująco, Microsoft Word.

Tutaj trzeba zaznaczyć, że jedną odpowiedź “Office”, sprowadziliśmy do kategorii “Excel”, przy założeniu że najbardziej prawdopodobne jest że chodzi o Microsoft Office, i jako jednak bardziej naturalnego do prowadzenia rejestru niż Word i bardziej prawdopodobnego w niewielkich jednostkach niż Microsoft Access.

Do jakiego formatu można eksportować dane z rejestru?

Na to pytanie otrzymaliśmy naprawdę niewiele odpowiedzi. Bardzo niewiele, bo jedynie osiemnaście. Ponadto, jak wspomnieliśmy wcześniej, część odpowiedzi nawzajem się wykluczała. Jest to jednak istotne pytanie, a odpowiedzi na nie, zakładając jak zawsze dobrą wolę, nawet jeśli nie obrazują faktycznego stanu sytuacji, obrazują stan wiedzy na temat tego zagadnienia i dlatego nie zrezygnowaliśmy z tego wykresu.

W tych 18 odpowiedziach zdecydowanie najczęściej pojawiał się format pdf. Więcej niż raz pojawiły się także formaty edytowalne xls/xlsx oraz csv.

Ile rejestrów finansowych prowadzą jednostki miejskie?

Z odpowiedzi wynika, że większość jednostek prowadzi jeden rejestr (albo o jednym zdecydowały się nam napisać). 36 jednostek prowadzi dwa rejestry. Czego można się spodziewać, wraz ze wzrostem liczby rejestrów spada liczba prowadzących taką ilość jednostek.

Jak często w rejestrach można znaleźć numer NIP jako identyfikator kontrahenta?

Na pytanie o rodzaje danych w rejestrze odpowiedziały 352 jednostki. Spośród nich, 120, czyli ponad jedna trzecia wymieniła numer NIP jako jedną z danych przechowywanych w rejestrach. Niestety, prawie ⅔ jednostek tego numeru nie wymieniło. Dlaczego to ważne – pisaliśmy tutaj.

Publikacja rejestru

Na 362 odpowiedzi, które otrzymaliśmy, 121 jednostek, a więc ⅓, publikuje przynajmniej jeden rejestr (albo po prostu same umowy), najczęściej w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). Kolejne 10 jednostek planuje swój rejestr opublikować. Jak do tej pory, są to najczęściej umowy dzierżawy oraz najmu.

Pełną tabelę, która zawiera listę 86 linków do opublikowanych dokumentów, które jednostki uprzejmie przesłały, znajdziecie tutaj.