Wszystko o czym chcieliście wiedzieć i nie baliście się zapytać (cz. II) #WyciągamyWnioski

Niedawno opublikowaliśmy centralny rejestr wniosków o dostęp do informacji publicznych za 2016 rok, wraz z uzyskanymi przez nas informacjami. Teraz przedstawiamy rejestry za 2017 rok oraz początek roku 2018. Wszystkie one przedstawiają listę zarejestrowanych przez UMK wniosków o dostęp do informację publiczną wraz  z krótkim opisem.

Centralne Rejestry Wniosków 2016-2018

Zmiany na lepsze

Co dokładnie zawierają rejestry, o co i jak często pytaliście opisywaliśmy w wyżej linkowanym tekście. Tym razem chcemy podzielić się naszą motywacją do prowadzenia prac na rzecz kompletności i upublicznienia tegoż rejestru.

Konsekwentnie staramy się namówić włodarzy do wprowadzenia takiego rozwiązania. Już na etapie uzyskiwania informacji zachęcaliśmy przedstawicieli krakowskiej administracji, by zostały wprowadzone proponowane przez nas ulepszenia.  Z satysfakcją informujemy, że otrzymany przez nas rejestr za 2017 rok znacząco się różni od swojego poprzednika. Zmiany, które sugerowaliśmy w zakresie pełniejszych informacji (np. czy prowadzono w danej sprawie postępowanie odwoławcze lub skargowe), zostały naniesione (różny wygląd rejestrów wynika z faktu, że ten z 2016 był uzupełniany o zdobywane przez nas informacje).

Apel o rejestr wniosków na BIP

Taka zmiana cieszy i dobrze rokuje naszym dalszym działaniom w tym zakresie. Jednym z postulatów, które nie zostały uwzględnione było opublikowanie w BIP przedmiotowego rejestru, wraz z treścią samych pytań i odpowiedzi (oczywiście, wnioski te będą podlegać wymaganej anonimizacji personaliów osób pytających). Z początkiem maja wysłaliśmy w tej sprawie wniosek w oparciu o art. 241 kpa, w którym zachęcaliśmy do tego, by prowadzony rejestr zawierał pełniejsze informacje o procesie udostępniania informacji publicznej.

Jednostka pyta, społeczność nie błądzi

Publikowane rejestry mogą mieć walor edukacyjny i rozwijający tzw. społeczeństwo obywatelskie. Część mieszkańców dzięki publicznemu rejestrowi może odkryć instytucję wniosku o dostęp do informacji publicznej czy też samego BIPu. Publiczny rejestr daje szansę na bardziej aktywny udział mieszkańców w procesie decydowania o rozwoju Miasta.
Treść pytań lub odpowiedzi na wnioski o dostęp do informacji publicznej służy jako przykład tego, czym zajmuje się administracja publiczna na poziomie lokalnym i jakie są jej zadania. Pomoże zrozumieć jak skomplikowane i rozległe zadania na co dzień wykonuje Urząd.
Łatwość zapoznania się z dotychczasowymi wnioskami, formą pytań czy odpowiedziami bezpośrednio dostarcza informacje o tym, jak jasno i jednoznacznie zredagować pismo. Sama ilość składanych do UMK wniosków powinna przybliżyć nieco wnioskową formułę uzyskiwania dostępu do informacji publicznej
i ośmielić mieszkańców Krakowa do zadawania ważnych dla nich pytań.  

Oczywiście informacje te i inne, o które pytają mieszkańcy, powinny być łatwe do znalezienia na samym BIP-ie niezależnie od stawianych przez mieszkańców pytań.

Publiczny rejestr a ilość wniosków

W Gdańsku ilość zapytań po upublicznieniu rejestru spadła o 20%. W wymianie korespondencji tutejszy Urząd, z niezrozumiałych dla nas powodów, nie przewidywał podobnego efektu w Krakowie. Naszym zdaniem inicjatywa upublicznienia wydaje się być warta “ryzyka”. Obywatel zainteresowany daną sprawą dotyczącą miasta, miałby możliwość zweryfikowania, czy jego pytanie nie będzie wtórne. Istnieje szansa, że inny mieszkaniec wcześniej zapytał już o tę sprawę i on sam zadowoli się odnalezioną odpowiedzią. Dzięki temu Urząd będzie mniej obarczony pracą, a mieszkaniec szybciej dotrze do informacji, którą był zainteresowany.

Po wykorzystaniu prostych funkcji w arkuszu kalkulacyjnym, uzyskaliśmy informację, że identyczne “krótkie opisy” (tytuły wniosków) występują więcej niż raz w 304 (2016r.) i 113 (2017r.) przypadkach.  Bazując na konkretach z 2016 r: o szereg spraw pytano wielokrotnie, np: “Mzpz strzelnica-Sikornik” (wnioski o l.p. 268, 759, 820, 1003, 1226, 1663, 1804, 2071). Gdyby jednak tytuły wniosków miały okazać się tylko ogólnikami, to nawet konkretne zapytanie, np.“o nr służbowy prezydenta” pojawiło się dwukrotnie (l.p 37,65). Nawet te pojedyncze przykłady pokazują, że pytania dublują się, i że choćby dlatego warto publikować ww. rejestr (oraz, niezależnie, systematycznie uzupełniać i upraszać BIP).

Dobre praktyki

Udostępniając uzyskane rejestry wniosków krakowianom, nie chcemy wyręczać UMK, a jedynie pokazać, że to możliwe, bez potężnych nakładów sił.
Za przykład godny do naśladowania możemy podać Gdańsk,  gdyż jak można przeczytać na portalu miasta “wnioski o udostępnienie informacji publicznej wprowadzane są do rejestru niezwłocznie po ich wpłynięciu do urzędu, natomiast informacje dotyczące realizacji wniosków umieszczane są w ciągu 7 dni od daty udzielenia odpowiedzi.” Na stronie rejestru, możemy przeczytać podstawowe informacje o wniosku, a nawet poznać treść pytań i odpowiedzi. Wzorem może być szereg innych miast, które upubliczniły swoje rejestry, m.in.: Wrocław, Gorzów Wielkopolski, Dąbrowa Górnicza , czy Gmina Skomlin.

Podsumowanie

Proponujemy nieskomplikowane innowacje, które przyniosą wymierne korzyści dla lepszych efektów pracy Urzędu. Ważnym profitem jest zwiększenie aktywności mieszkańców i wzmocnienie społeczeństwa obywatelskiego. Bardziej przejrzyste i otwarte władze samorządowe, wychodzące naprzeciw oczekiwaniom społeczności lokalnej, przekładają się bezpośrednio na rzecz kształtowania świadomości obywatelskiej, popierania instytucji państwa demokratycznego. Mogą stanowić bodziec aktywizujący jednostki czy też lokalne społeczności do działalności na rzecz wspólnoty.
Wierzymy, że z powyższych względów publiczny rejestr usprawni pracę urzędnikom, a jednocześnie usprawni władanie miastem, a w konsekwencji poprawi jakość życia w stolicy Małopolski.
Zapraszamy do zapoznania się z opublikowanymi przez nas rejestrami.


Opracował Andrzej Wiekiera